Formation Outlook (Microsoft 365) - Gagner du temps au quotidien

Objectifs et compétences visées

À l’issue de la formation, le participant sera capable de :

• Organiser sa boîte de réception pour traiter plus vite et ne rien oublier (méthodes de tri, drapeaux, catégories de suivi).
• Retrouver instantanément n'importe quel message ou pièce jointe (moteur de recherche, opérateurs, dossiers de recherche).
• Gagner un temps précieux grâce aux automatisations simples (règles de tri automatique, actions rapides, modèles de réponse, signatures multiples).
• Planifier et piloter son calendrier de manière fiable (rendez-vous, planification de réunions, gestion des disponibilités et partages d'agendas).
• Structurer ses contacts et son carnet d'adresses professionnel pour fluidifier les communications.
• Gérer ses tâches et priorités quotidiennes sans se laisser déborder par sa liste de choses à faire.
• Appliquer les bonnes pratiques de sécurité (phishing, pièces jointes suspectes), de nettoyage de boîte et d'archivage.

Prérequis

• Maîtriser l’environnement Windows et l'utilisation quotidienne d'un ordinateur.
• Utiliser régulièrement la messagerie électronique en contexte professionnel.
• Aucun prérequis technique spécifique sur Microsoft Outlook n'est requis.
• Un test de positionnement préalable permet de vérifier les besoins et le profil d'entrée.

Profil des participants

• Utilisateurs souhaitant mieux organiser leurs e-mails, leur agenda et le suivi de leurs tâches.
• Utilisateurs occasionnels voulant structurer leurs pratiques et gagner du temps.
• Assistants, secrétaires, collaborateurs, gestionnaires et managers.
• Toute personne amenée à traiter un flux important de messages et de rendez-vous au quotidien.

Méthodes pédagogiques

• Formation en groupe restreint (2 à 5 participants maximum).
• Un poste de travail individuel par stagiaire.
• Alternance d’apports méthodologiques (20%) et de mises en pratique directes sur messagerie (80%).
• Démonstrations en temps réel par le formateur sur des flux réels d'entreprise.
• Ateliers pratiques de paramétrage personnalisé de son propre environnement de travail.
• Support pédagogique détaillé et fiches mémos remis en fin de formation.

Évaluation de la formation

• Évaluation continue des acquis par des ateliers de tri, de création de règles et de gestion d'agenda.
• Validation des compétences en fin de session par des cas concrets de gestion des flux d'e-mails.
• Questionnaire d’évaluation de la satisfaction à chaud.
• Feuille d’émargement signée par demi-journée.
• Attestation individuelle de fin de formation remise à chaque participant.

Infos Complémentaires

• Horaires : 09h00-12h30 / 13h30-17h00 (7 heures sur 1 jour)
• Formateur : Formateur expert en bureautique et organisation du temps (31 ans d’expérience) (consultez son profil)
• Modalités : formation inter ou intra-entreprise, en présentiel à Lyon Croix-Rousse ou à distance (Teams)
• Délais d’accès : Inscription possible jusqu’à 5 jours avant le démarrage.
• Contact administratif & pédagogique : Frédéric FARLAY - 04 72 982 982
• Accessibilité : Formation accessible aux personnes en situation de handicap (adaptation possible sur demande)

Les points forts

• Méthodologie simple, concrète et immédiatement applicable à vos e-mails quotidiens
• Organisation claire pour désencombrer durablement sa boîte de réception
• Gain de temps mesurable grâce aux actions rapides et aux règles de tri
• Meilleure coordination d'équipe grâce au partage d'agenda et à la gestion des réunions
• Bonnes pratiques issues de situations professionnelles réelles
• Option Certification officielle TOSA Outlook (score sur 1 000 points éligible CPF)