Formation Outlook (Microsoft 365) - Gagner du temps au quotidien
Messagerie efficace, règles et actions rapides, calendrier, gestion des réunions, tâches et archivage
Reprenez le contrôle de votre boîte mail et de votre organisation à Lyon ou à distance. Animée en petit groupe (2 à 6 personnes) par Frédéric Farlay, cette formation pratique vous apprend à automatiser le tri (règles, actions rapides), optimiser la gestion de l'agenda partagé et planifier vos réunions. Formation éligible CPF et OPCO au sein de notre centre certifié Qualiopi, préparant à la certification TOSA Outlook.
Objectifs et compétences visées
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Organiser sa boîte de réception pour traiter plus vite et ne rien oublier (méthodes de tri, drapeaux, catégories de suivi).
- Retrouver instantanément n'importe quel message ou pièce jointe (moteur de recherche, opérateurs, dossiers de recherche).
- Gagner un temps précieux grâce aux automatisations simples (règles de tri automatique, actions rapides, modèles de réponse, signatures multiples).
- Planifier et piloter son calendrier de manière fiable (rendez-vous, planification de réunions, gestion des disponibilités et partages d'agendas).
- Structurer ses contacts et son carnet d'adresses professionnel pour fluidifier les communications.
- Gérer ses tâches et priorités quotidiennes sans se laisser déborder par sa liste de choses à faire.
- Appliquer les bonnes pratiques de sécurité (phishing, pièces jointes suspectes), de nettoyage de boîte et d'archivage.
Programme détaillé de la Formation Outlook (Microsoft 365) - Gagner du temps au quotidien
Prise en main et réglages utiles
- Comprendre l’interface, les affichages et les modes (courrier, calendrier, personnes)
- Paramètres qui changent tout : volet de lecture, conversation, densité, notifications
- Bonnes pratiques de base Microsoft 365 (Outlook Desktop vs Outlook Web, ce qui change)
Traiter ses emails efficacement
- Méthode simple de tri : lire, décider, agir (répondre, planifier, classer)
- Indicateurs et suivi : marqueurs, drapeaux, catégories
- Pièces jointes : bonnes pratiques, liens OneDrive, éviter les doublons
Classer et retrouver vite
- Structure de dossiers efficace (simple et maintenable)
- Favoris et recherches sauvegardées (dossiers de recherche)
- Recherche Outlook : opérateurs, filtres, astuces “je retrouve tout en 10 secondes”
Automatiser sans se compliquer
- Actions rapides (Quick Steps) : “classer + répondre”, “transférer + archiver”, etc.
- Règles simples et fiables (tri automatique, priorités, exceptions)
- Modèles et signatures (une ou plusieurs, selon contexte)
- Gestion de l’absence (réponse auto, bonnes pratiques)
Calendrier et organisation du temps
- Rendez vous vs événement vs réunion (bon usage)
- Planifier une réunion proprement : participants, salles/ressources, options
- Proposer un nouvel horaire, gérer les réponses, annuler proprement
- Partage de calendrier, afficher plusieurs calendriers, superposition
- Convertir un email en rendez vous ou tâche (gain de temps)
Contacts et carnet d’adresses
- Créer, rechercher, mettre à jour
- Groupes de contacts (si utile)
- Bonnes pratiques si annuaire d’entreprise
Tâches (et suivi d’activité)
- Créer une tâche depuis un email, dates, rappels, priorités
- Suivre l’avancement et éviter la “to do list” ingérable
- Option selon environnement : lien avec Microsoft To Do (si vous l’utilisez)
Archivage, nettoyage et sécurité
- Courrier indésirable, phishing et pièces jointes suspectes (réflexes)
- Archivage : principes, .pst si nécessaire, quand éviter
- Nettoyage : boîte, éléments volumineux, bonnes pratiques
Questions / réponses avec le formateur
- Retour sur les notions abordées
- Réponse aux questions des participants
- Exercices pratiques et cas concrets
Prêt à reprendre le contrôle de votre messagerie Outlook ?
Rejoignez une session collective à Lyon ou en visio, ou demandez un devis personnalisé pour vos équipes.
Ils ont suivi cette formation
Retours de participants sur la formation Outlook (Microsoft 365) - Gagner du temps au quotidien.
« J'ai mis en place un tri simple avec suivi et catégories. Je traite plus vite, et surtout je n'oublie plus les mails qui doivent être relancés. »
Session intra-entreprise • Sur site« Les actions rapides et les modèles, c'est exactement ce qu'il me manquait. J'ai aussi appris à retrouver une info vite avec la recherche et les filtres. »
Session inter-entreprises • Lyon« Bon rappel sur l'agenda partagé et les réunions. La partie archivage et entretien de boîte est utile, on évite de laisser Outlook devenir ingérable. »
Formation individuelle • À distanceQuestions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir avant de vous inscrire à cette formation
Avant votre session, un questionnaire de cadrage vous permet d'exprimer vos problématiques quotidiennes (gestion du flux de courriels, classement, règles automatiques, organisation de l'agenda et tâches partagées) pour adapter au mieux le stage.
Nos engagements pour votre réussite
Des garanties concrètes pour sécuriser votre investissement et votre montée en compétences
Groupes de 2 à 6 stagiaires
Effectifs strictement limités pour privilégier l’écoute, un rythme adapté et des réponses précises à vos questions.
80 % de cas pratiques réels
Pédagogie active opérationnelle. Possibilité de travailler et d’adapter directement les documents de votre entreprise.
Assistance 30 jours offerte
Un mois d'accompagnement direct avec le formateur via notre support en ligne après le stage pour lever vos blocages sur le terrain.
Qualiopi & Prise en charge OPCO
Convention, programme et devis transmis sous 24h ouvrées. Démarches de prise en charge et subrogation facilitées.
